Zorganizowanie konferencji czy innego eventu służbowego (np. szkolenia) nie jest sprawą łatwą. Osoba odpowiedzialna za przygotowania musi sprawdzić i ustalić wiele elementów. Jednak zanim krok po kroku zacznie planować się całe wydarzenie, najważniejsze jest znalezienie na nie odpowiedniego miejsca. Na co zwrócić uwagę wybierając idealne centrum konferencyjne?
Spis Treści
Jak zdecydować o wyborze miejsca na konferencję?
Lokalizacja takiego wydarzenia jest bardzo istotna – i co ważne w nie każdym przypadku sprawdzi się to samo miejsce, pod uwagę trzeba wziąć cel takiego służbowego spotkania i jego charakter . Na krótkie, szkolenie warto wybrać salę w środku miasta, do której będzie można szybko i wygodnie dojechać. Na dłuższą i ważną konferencję biznesową najlepsze będzie zaś centrum konferencyjne na obrzeżach lub poza miastem, najlepiej w otoczeniu pięknych krajobrazów. Takie miejsce sprawi, że uczestnicy nie będą męczyć się w miejskim hałasie, a lokalizacja „na uboczu” pozwoli im na swobodny i spokojny udział w wydarzeniu oraz na miłe korzystanie z czasu wolnego.
Centrum konferencyjne – kryteria wyboru
Przygotowując konferencję, na uwadze trzeba mieć to, że jest ona ważnym elementem kreowania wizerunku firmy. Stąd też wybrane centrum konferencyjne i jego wygląd, będą niejako wizytówką działalności przedsiębiorstwa. Znaczenie będzie mieć zarówno widok za oknem, jak i to jak prezentuje się sam budynek. Jego walory estetyczne będą istotne jeśli chodzi o pierwsze wrażenie oraz o ostateczną ocenę całego wydarzenia. Wśród kryteriów wyboru takiego miejsca, bardzo duże znaczenie ma standard sali: musi mieć ona odpowiedni rozmiar, estetyczny wystrój wnętrza i musi mieć zachowany porządek (oraz wrażenie ogólnej czystości). Uwagę trzeba zwrócić również na umeblowanie (i możliwość jego mobilności, m.in. przestawiania krzeseł), a także na oświetlenie (naturalne i sztuczne). Mile widzianymi elementami odpowiedniego centrum konferencyjnego jest sprawnie działająca klimatyzacja, a także bezproblemowy dostęp do wyposażenia takiego jak: projektory multimedialne, ekrany, sprzęt audiowizualny, łącze internetowe, odtwarzacze DVD oraz CD.
